Najczęstsze pytania o outsourcing back office

Możemy obsługiwać pocztę codzienną, korespondencję seryjną i masową, obieg oraz skanowanie dokumentów, druk i kopertowanie, koperty firmowe, poligrafię, administrację i BPO, finanse i należności, zespoły projektowe oraz wybrane procesy wielojęzyczne. Projektujemy także strony internetowe. Zakres może obejmować jeden etap albo cały proces.

Nie. Możesz przekazać pojedynczą czynność, wybrany etap lub kompletny proces. Współpracę można rozpocząć od pilotażu i rozszerzać po potwierdzeniu jakości, terminów oraz sposobu raportowania.

Tak. Pocztę codzienną najczęściej obsługujemy dla firm z Warszawy. Klient z innego polskiego miasta może przesłać kurierem większą partię własnych listów w kopertach albo wydrukowanych dokumentów wymagających opracowania i kopertowania. Polecone rejestrujemy w książkach nadawczych, dla zwykłych sporządzamy zestawienia i nadajemy je w Poczcie Polskiej. Przyjmujemy też pliki przez Serwer Dokumentów do opracowania, druku, kopertowania i wysyłki pocztą, kurierem lub e-mailem na wskazany adres. Współpracę z firmami działającymi na innych rynkach europejskich ustalamy osobno, uwzględniając transport, języki i lokalne wymogi.

Uzgodniony zakres może obejmować odbiór korespondencji, przygotowanie przesyłek wychodzących, rejestrację, nadanie, potwierdzenia, skanowanie, raportowanie oraz obsługę zwrotów. Harmonogram i punkty odbioru ustalamy podczas wdrożenia.

Poczta codzienna dotyczy bieżących przesyłek firmy. Korespondencja seryjna i masowa obejmuje większe partie przygotowywane z danych: personalizację, druk, falcowanie, kopertowanie, nadanie, potwierdzenia i zwroty.

Tak. Możemy przygotować dane, wydrukować dokumenty, złożyć je, automatycznie zakopertować i przekazać do nadania. Parametry produkcji, kontrolę poprawności i sposób przekazania raportu ustalamy przed realizacją.

Tak, jeżeli obejmuje to uzgodniony zakres. Rejestrujemy wymagane identyfikatory, porządkujemy potwierdzenia i zwroty oraz przekazujemy statusy w przyjętym formacie lub przez e-COK.

Tak. Instytucja wystawiająca mandaty przekazuje treść, dane adresatów i dyspozycję. Przygotowujemy i nadajemy przesyłki według uzgodnionego procesu, ewidencjonujemy potwierdzenia i zwroty, a w uzgodnionym zakresie zgłaszamy reklamacje do operatora pocztowego. Odrębnie możemy przyjmować i rejestrować wnioski o zwrot biletów, przekazując decyzję o uznaniu zwrotu organizacji odpowiedzialnej za bilet. Obsługa zwrotów przesyłek i reklamacji może obejmować także inne wysyłki.

Odbiór zamówisz w panelu Odbiory. Standard wybierzesz na dostępny dzień roboczy w kalendarzu. Odbiór na dziś jest dostępny w taryfie Prime Time w Warszawie i innych miastach, jeśli DHL potwierdzi dostępność. Gdy nie jest już możliwy, panel proponuje termin standardowy i ponownie wylicza cenę przed zatwierdzeniem.

Nie ma jednego stałego przedziału dla wszystkich adresów. Po przyjęciu zlecenia DHL pokazujemy orientacyjne godziny dla konkretnego odbioru. Jest to przewidywany przedział, a nie gwarantowana godzina przyjazdu.

Tak. W formularzu jest pole „Uwagi dla kuriera - gdzie będzie koperta?” z limitem 50 znaków, np. „Koperta w recepcji na parterze”. Treść przekazujemy DHL przy zleceniu kuriera. Pozostałe uwagi do zamówienia wpisuje się osobno.

Odbiór odwołasz przy zamówieniu w panelu albo przyciskiem w wiadomości z etykietami. Zlecony podjazd wymaga potwierdzenia odwołania przez DHL. Za niewykonany podjazd skutecznie odwołany w DHL nie naliczamy jego ceny; nie naliczamy jej także, gdy przed rozpoczęciem planowanego okna anulowano zamówienie jeszcze niezlecone DHL. Wykonane czynności i uzasadnione koszty wymagają odrębnego rozliczenia. Stałe harmonogramy podlegają podpisanej umowie.

Zamówienia i dopłaty w panelu opłaca się online przez Stripe w PLN; stałych klientów rozliczamy według umowy. Proforma jest prognozą kosztów. Faktura dotyczy wykonanych usług, z zachowaniem obowiązków wynikających z przepisów. Gdy usługi nie wykonano i nie ma należności, nie wystawiamy za odbiór faktury ani noty. Ewentualne odszkodowanie poza VAT wymaga odrębnej podstawy i noty. Kwotę do zwrotu odróżniamy od zwrotu potwierdzonego przez Stripe.

Nie. DHL najpierw dostarcza korespondencję do BackOffice. Listy nadajemy u operatora pocztowego po otrzymaniu i opracowaniu, zgodnie z zamówionym zakresem. Pełne zasady opisuje regulamin panelu Odbiory. Pełny regulamin odbiorów

e-COK porządkuje obsługę korespondencji i zapewnia uprawnionym użytkownikom dostęp do uzgodnionych statusów, kosztów, dokumentów, potwierdzeń i reklamacji. Widoczny zakres danych zależy od uruchomionej usługi.

Serwer Dokumentów jest miejscem bezpiecznego przekazywania plików potrzebnych do realizacji procesu oraz odbioru uzgodnionych materiałów. Może wspierać pocztę codzienną, wysyłki seryjne, obieg dokumentów, druk, poligrafię i projekty specjalne.

Nie. e-COK służy przede wszystkim do kontroli procesu i statusów, a Serwer Dokumentów do wymiany plików. W zależności od usługi mogą działać razem jako element jednego obiegu.

Wykonujemy między innymi papier firmowy, wizytówki, teczki, ulotki, broszury, formularze oraz inne materiały firmowe. Technologię, papier, uszlachetnienia, nakład i termin dobieramy do konkretnego projektu.

Tak. Przygotowujemy koperty w popularnych formatach, z nadrukiem firmowym lub wewnętrznym nadrukiem ograniczającym prześwitywanie treści. Dobór formatu zależy od dokumentu i sposobu kopertowania.

Tak, po uzgodnieniu zakresu. Możemy sprawdzić dostarczone pliki, dostosować je do technologii produkcji albo przygotować projekt na podstawie przekazanych materiałów marki.

Tak. Możemy realizować powtarzalne zadania administracyjne, wprowadzanie i aktualizację danych, prowadzenie rejestrów, kontrolę terminów, raportowanie oraz uzgodnione czynności wspierające finanse i należności. Zakres odpowiedzialności opisujemy przed startem.

Tak. Zapewniamy zasoby do procesów stałych, sezonowych i projektowych. Ustalamy kompetencje, wymiar wsparcia, sposób zarządzania, wskaźniki oraz osobę odpowiedzialną za współpracę.

Tak. Usługa może objąć projekt, wersję mobilną, podstawowe SEO, publikację oraz hosting lub wdrożenie w środowisku wskazanym przez klienta. Dokładny zakres i termin wynikają z briefu.

Najpierw opisujemy obecny proces, wolumen, terminy, dane, wyjątki i odpowiedzialność. Następnie uzgadniamy sposób przekazania materiałów, raportowanie, testy oraz datę startu. Przy większych zmianach rekomendujemy etap pilotażowy.

Stosujemy uzgodnione zasady dostępu, przekazywania, ewidencji i kontroli procesu. Wymagania dotyczące danych osobowych, poufności, retencji i usuwania informacji ustalamy w dokumentacji współpracy odpowiednio do zakresu usługi.

Cena zależy między innymi od rodzaju procesu, wolumenu, częstotliwości, poziomu personalizacji, materiałów, terminów, lokalizacji i raportowania. Po krótkiej analizie przygotowujemy konkretną wycenę; kalkulator na stronie pomaga oszacować możliwe korzyści organizacyjne.

Dla uzgodnionych usług wskazujemy osoby kontaktowe, sposób eskalacji oraz zakres raportowania. Częstotliwość raportów i dostępne dane dopasowujemy do procesu oraz potrzeb zespołu klienta.

Termin zależy od zakresu, integracji, wolumenu, testów i sposobu przekazywania danych. Prosty proces może wystartować szybciej, a rozbudowane wdrożenie dzielimy na etapy z uzgodnionymi punktami kontroli.

Tak. Analizujemy przekazane procedury, standardy, ankiety dla dostawców i właściwe wymagania sektorowe zawsze w odniesieniu do rzeczywistego zakresu usługi.

Jeżeli mają zastosowanie, uwzględniamy odpowiednie wytyczne, oczekiwania nadzorcze, obowiązki stron oraz zasady współpracy z uprawnionymi organami.

Zakres kontroli, dostęp do informacji i dowodów realizacji oraz współpracę podczas audytów ustalamy w dokumentacji wdrożeniowej i umownej.

Uzgadniamy role, upoważnienia, dostęp, przekazywanie danych, retencję, poufność i postępowanie z dokumentami. Szczegóły zabezpieczeń udostępniamy tylko uprawnionym osobom.

Ustalamy zasady zgłaszania, eskalacji, komunikacji, ciągłości działania i odtworzenia procesu odpowiednie do zakresu usługi.

Zasady podwykonawstwa, wymagane informacje, zgody lub powiadomienia oraz miejsca realizacji i przetwarzania ustalamy zgodnie z wymaganiami klienta.

Dobieramy SLA, KPI, punkty kontrolne, raporty, obsługę wyjątków i ścieżki eskalacji do konkretnego procesu i oczekiwań klienta.

Dokumentujemy bezpieczne przekazanie danych, dokumentów, wiedzy i odpowiedzialności, tak aby zachować ciągłość i kontrolę procesu.

Credit Controlling koncentruje się na należnościach, ryzyku kontrahentów, windykacji miękkiej i KPI. Procesy finansowo-księgowe obejmują AP, RTR, rozliczanie zapasów i kosztów, kontrole oraz dokumentację procesową.

Zakres może obejmować monitoring należności i terminów płatności, Aging Report, analizę ryzyka kontrahentów, windykację miękką, raportowanie dla finansów i zarządu oraz uzgodnione KPI.

Obsługujemy uzgodnione czynności Accounts Payable, Record to Report, Inventory i Cost Accounting, kontrole wewnętrzne, compliance, dane do audytów oraz dokumentację i stabilizację procesów.

Tak. Możemy pracować zdalnie na udostępnionych systemach ERP, workflow i ticketowych, zgodnie z procedurami oraz politykami bezpieczeństwa klienta, bez lokalnego przechowywania jego danych.

Możliwy jest dedykowany specjalista, outsourcing procesowy albo model hybrydowy. Zakres odpowiedzialności, harmonogram, SLA, KPI i raportowanie ustalamy indywidualnie.