Preguntas frecuentes sobre outsourcing de back office

Podemos gestionar correo diario, correspondencia seriada y masiva, circuitos y digitalización de documentos, impresión y ensobrado, sobres corporativos, imprenta, administración y BPO, finanzas y cobros, equipos de proyecto y procesos multilingües seleccionados. También diseñamos sitios web.

No. Puedes delegar una tarea, una etapa o el proceso completo. Es posible empezar con un piloto y ampliar el alcance tras confirmar la calidad, los plazos y los informes.

Sí. El correo diario procede sobre todo de clientes de Varsovia. Un cliente de otra ciudad polaca puede enviarnos sus cartas ya ensobradas o documentos impresos para preparar y ensobrar. Registramos las certificadas, elaboramos listados de cartas ordinarias y las depositamos en correos. También puede subir archivos al Servidor de Documentos para preparación, impresión, ensobrado y envío postal, por mensajería o por email a la dirección indicada. Para otros mercados acordamos el transporte, los idiomas y los requisitos locales.

El alcance puede incluir recogida, preparación de envíos, registro, expedición, justificantes, digitalización, informes y devoluciones. El calendario y los puntos de recogida se definen durante la implantación.

El correo diario cubre los envíos corrientes. La correspondencia seriada y masiva comprende lotes mayores basados en datos: personalización, impresión, plegado, ensobrado, expedición y devoluciones.

Sí. La institución emisora facilita el contenido, los datos de destinatarios y las instrucciones. Preparamos y enviamos según el procedimiento acordado, registramos justificantes y devoluciones y presentamos reclamaciones postales cuando corresponda. También gestionamos devoluciones de otros envíos.

Sí. Podemos preparar los datos, imprimir, plegar, ensobrar automáticamente y entregar los envíos al operador. Antes de producir acordamos parámetros, control e informes.

Solicítala en el panel de Recogidas. Para la modalidad estándar, elige uno de los días laborables disponibles en el calendario. La recogida para hoy usa la tarifa Prime Time en Varsovia y otras ciudades, si DHL confirma disponibilidad. Si ya no es posible, el panel ofrece una fecha estándar y recalcula el precio antes de confirmar.

No existe una franja fija para todas las direcciones. Tras la aceptación de la solicitud por DHL, mostramos el horario orientativo de esa recogida. Es una previsión, no una hora de llegada garantizada.

Sí. El formulario incluye instrucciones para el mensajero sobre el lugar del sobre, con un máximo de 50 caracteres, por ejemplo “Sobre en recepción de la planta baja”. Las enviamos a DHL al solicitar el mensajero. Las demás observaciones del pedido se introducen por separado.

Cancela desde el pedido en el panel o con el botón del correo de etiquetas. Si el mensajero ya está solicitado, DHL debe confirmar la cancelación. No cobramos el precio de una recogida no realizada y cancelada correctamente en DHL, ni un pedido cancelado antes del inicio de la franja prevista si todavía no se había solicitado a DHL. Los trabajos realizados y costes justificados se liquidan por separado. Los calendarios recurrentes siguen el contrato firmado.

Los pedidos y suplementos del panel se pagan online mediante Stripe en PLN; los clientes con contrato se liquidan según lo pactado. La proforma es una estimación de costes. Las facturas corresponden a servicios realizados, respetando los requisitos legales. Si no se prestó el servicio y no hay importe pendiente, no emitimos factura ni nota de cargo por la recogida. Una eventual indemnización fuera del IVA requiere una base independiente y una nota de cargo. Distinguimos el importe a reembolsar del reembolso confirmado por Stripe.

No. DHL primero entrega la correspondencia a BackOffice. Tras recibirla y procesarla, entregamos las cartas al operador postal según el servicio contratado. Las reglas completas figuran en las condiciones del panel de Recogidas. Condiciones completas de recogida

e-COK organiza la correspondencia y permite a usuarios autorizados consultar los estados, costes, documentos, justificantes y reclamaciones acordados.

Es un espacio seguro para transferir archivos necesarios para el proceso y recibir materiales. Puede apoyar el correo diario, envíos masivos, circuitos documentales, impresión y proyectos especiales.

No. e-COK se utiliza principalmente para controlar procesos y estados; el Servidor de Documentos sirve para intercambiar archivos. Ambos pueden trabajar juntos.

Producimos papel con membrete, tarjetas, carpetas, folletos, formularios y otros materiales corporativos. Tecnología, papel, acabados, tirada y plazo se adaptan al proyecto.

Sí. Podemos realizar tareas administrativas repetitivas, entrada de datos, registros, control de plazos, informes y actividades acordadas de apoyo financiero y cobros.

Sí. Aportamos recursos para trabajo permanente, estacional y por proyectos. También diseñamos sitios web adaptados a móvil, con SEO básico, publicación y hosting opcional.

Analizamos el proceso, volúmenes, plazos, datos, excepciones y responsabilidades. Después acordamos transferencia de archivos, informes, pruebas y fecha de inicio.

Aplicamos reglas acordadas de acceso, transferencia, registro y control. Los requisitos de datos personales, confidencialidad, conservación y eliminación se documentan para cada servicio.

Depende del proceso, volumen, frecuencia, personalización, materiales, plazos, ubicación e informes. Tras un breve análisis preparamos una oferta concreta.

Sí. Analizamos procedimientos, normas, cuestionarios y requisitos sectoriales según el alcance real del servicio.

Cuando corresponde, consideramos directrices, expectativas de supervisión, obligaciones y cooperación con autoridades.

El control, acceso a información y evidencias y la cooperación en auditorías se acuerdan en la documentación.

Acordamos funciones, autorizaciones, acceso, transferencia, conservación, confidencialidad y tratamiento documental. Los detalles se facilitan solo a personas autorizadas.

Acordamos notificación, escalado, comunicación, continuidad y recuperación adecuados al servicio.

Las reglas, información, consentimientos o avisos y lugares de ejecución y tratamiento se adaptan a los requisitos del cliente.

Adaptamos SLA, KPI, controles, informes, excepciones y escalado al proceso concreto.

Documentamos la transferencia segura de datos, documentos, conocimiento y responsabilidades para conservar continuidad y control.

Credit Controlling se centra en cobros, riesgo de clientes, recobro amistoso e indicadores. Los procesos financieros y contables abarcan AP, RTR, inventario y costes, controles y documentación.

Puede incluir seguimiento de cobros y vencimientos, antigüedad de saldos, riesgo de clientes, recobro amistoso, informes e indicadores acordados.

Apoyamos tareas acordadas de Accounts Payable, Record to Report, inventario y costes, control interno, compliance, auditoría y documentación de procesos.

Sí. Podemos trabajar a distancia en ERP, workflow y sistemas de tickets facilitados por el cliente, conforme a sus procedimientos y políticas, sin almacenamiento local.

Especialista dedicado, outsourcing de procesos o modelo híbrido, con responsabilidad, calendario, SLA, KPI e informes acordados individualmente.