e-COK: Korrespondenz unter vollständiger Kontrolle

Ein sicherer Ort zur Erfassung, Überwachung und Archivierung der von BackOffice Outsourcing bearbeiteten Korrespondenz. Ihr Team sieht Sendungen, Einlieferungsbücher, Kosten, Status und Dokumente ohne eigene Tabellen zu führen.

e-COK öffnen Dokumentenserver

Alles, was Sie für die Kontrolle Ihrer Geschäftspost benötigen

Vollständige Erfassung

Empfängerdaten, Sendungsnummer, Kostenstelle, Gewicht, Versandart, Preis, Einlieferungsparameter und QR-Code.

Tracking und Verlauf

Aktueller Status, postalischer Ereignisverlauf und PDF-Trackingbericht für jede Sendung.

Einlieferungsbücher

Dauerhafter Zugriff auf Scans mit Suche, Filtern und Sortierung aller Positionen.

Exporte und Berichte

Datenexport als PDF, CSV oder Excel für Verwaltung, Buchhaltung und Compliance.

Online-Reklamationen

Reklamationen direkt im System erfassen; wir leiten sie an den Postdienstleister weiter.

Sicheres Archiv

Automatische Archivierung von Registern und Trackingdaten mit Zugriff auf die gesamte Korrespondenzhistorie.

e-COK Schritt für Schritt

Acht Ansichten zeigen, wie die Anwendung den gesamten Korrespondenzprozess von der Einlieferung bis zu Berichten und Reklamationen organisiert.

Zentrale für Ihre Korrespondenz

Die wichtigsten Informationen in einer Ansicht

Sendungen und Einlieferungsbücher
aktuelle Zustellstatus
Kosten, Berichte und Dokumente

Vollständiges Sendungsregister

Alle Daten für Verwaltung und Buchhaltung

Empfänger, Sendungsnummer und QR-Code
Kostenstelle, Gewicht, Versandart und Preis
Einlieferungsparameter und Übergabedatum

Elektronische Einlieferungsbücher

Die richtige Position schnell finden

Scans jederzeit online
Suche, Filter und Sortierung
dauerhafter Zugriff ohne Kopien anzufordern

Tracking und Zustellverlauf

Fortschritt ohne manuelle Suche prüfen

aktueller Zustellschritt
vollständiger postalischer Ereignisverlauf
Trackingbericht als PDF

Arbeitsfertige Berichte

Daten für Verwaltung, Controlling und Compliance

PDF-, CSV- und Excel-Export
Filter nach Datum, Status und Kostenstelle
Auswertungen für Abrechnung und Prüfung

Dokumente an einem Ort

Zugehörige Unterlagen beim richtigen Vorgang

Scans von Büchern und Bestätigungen
Trackingberichte
Vorgangsverlauf und Archiv

Reklamationen ohne unnötige E-Mails

Reklamation direkt im System starten

betroffene Sendung auswählen
Vorgang an BackOffice übermitteln
wir übernehmen den Kontakt zum Postdienstleister

Zugriff passend zu Ihrer Organisation

Vom sicheren Link bis zum dauerhaften Konto

geschützter Link zu einem ausgewählten Buch
Konto mit Zugriff auf alle Sendungen
Archiv für berechtigte Personen

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Zugriff passend zu Ihrer Arbeitsweise

Sie können einen geschützten Link zu einem ausgewählten Einlieferungsbuch oder ein kostenpflichtiges beziehungsweise kostenfreies Konto mit dauerhaftem Zugriff auf alle Bücher und Sendungen nutzen. Die Aktivierung können Sie unter bok@backofficeoutsourcing.de anfordern.