Häufige Fragen zum Backoffice-Outsourcing
Aktuelle Antworten zu Post, Dokumenten, e-COK, Druck, Administration, Finanzen und Projektteams.
Leistungsumfang
Welche Prozesse übernimmt BackOffice Outsourcing?
Wir übernehmen tägliche Geschäftspost, Serien- und Massenkorrespondenz, Dokumentenabläufe und Scans, Druck und Kuvertierung, Firmenumschläge, Geschäftsdrucksachen, Administration und BPO, Finanzen und Forderungen, Projektteams sowie ausgewählte mehrsprachige Prozesse. Außerdem erstellen wir Websites.
Muss ich den gesamten Prozess auslagern?
Nein. Sie können eine einzelne Aufgabe, eine Prozessstufe oder den gesamten Ablauf übertragen. Der Start ist auch als Pilot möglich; anschließend kann der Umfang erweitert werden.
Arbeiten Sie auch außerhalb von Warschau und Polen?
Ja. Tägliche Post bearbeiten wir vor allem für Kunden in Warschau. Ein Kunde aus einer anderen polnischen Stadt kann fertige Briefe oder gedruckte Dokumente zur Bearbeitung und Kuvertierung per Kurier senden. Wir erfassen Einschreiben, erstellen Listen für Standardbriefe und liefern sie bei der Post ein. Dateien können zudem über den Dokumentenserver zur Bearbeitung, zum Druck, zur Kuvertierung und zum Versand per Post, Kurier oder E-Mail an die angegebene Adresse gesendet werden. Für weitere Märkte werden Transport, Sprachen und lokale Anforderungen vereinbart.
Post und Dokumente
Was umfasst die tägliche Postbearbeitung?
Der vereinbarte Umfang kann Abholung, Vorbereitung ausgehender Sendungen, Erfassung, Versand, Nachweise, Scans, Berichte und Rückläufer umfassen. Zeitplan und Abholstellen werden bei der Einführung festgelegt.
Können Sie Bußgeldbescheide für ausstellende Institutionen versenden und Retouren bearbeiten?
Ja. Die ausstellende Institution liefert Inhalte, Empfängerdaten und Vorgaben. Wir bereiten Sendungen nach Vereinbarung vor und liefern sie ein, erfassen Versandnachweise und Retouren und reichen Postreklamationen im vereinbarten Umfang ein. Die Retourenbearbeitung kann auch andere Sendungen unterstützen.
Wie unterscheidet sie sich vom Serien- und Massenversand?
Tägliche Post betrifft laufende Sendungen. Serien- und Massenkorrespondenz umfasst größere datenbasierte Aufträge mit Personalisierung, Druck, Falzen, Kuvertierung, Versand und Rückläufern.
Bieten Sie Druck und automatische Kuvertierung an?
Ja. Wir können Daten aufbereiten, Dokumente drucken und falzen, automatisch kuvertieren und zum Versand übergeben. Produktionsparameter, Kontrollen und Berichte werden vorab abgestimmt.
Wie buche ich eine DHL-Abholung und wähle einen Termin?
Buchen Sie im Abholportal. Für Standardabholungen wählen Sie einen im Kalender verfügbaren Werktag. Abholungen am Bestelltag erfolgen in Warschau und anderen Städten zum Prime-Time-Tarif, sofern DHL die Verfügbarkeit bestätigt. Ist dies nicht mehr möglich, schlägt das Portal einen Standardtermin vor und berechnet den Preis vor der Bestätigung neu.
Wann kommt der Kurier?
Es gibt kein einheitliches festes Zeitfenster für alle Adressen. Nach Annahme der Buchung durch DHL zeigen wir die voraussichtlichen Zeiten dieser Abholung. Dies ist eine Schätzung und keine garantierte Ankunftszeit.
Kann ich angeben, wo der Umschlag bereitliegt?
Ja. Das Formular enthält ein Feld für Kurierhinweise zum Ablageort des Umschlags mit höchstens 50 Zeichen, etwa „Umschlag am Empfang im Erdgeschoss“. Diese Hinweise übermitteln wir bei der Buchung an DHL. Weitere Auftragshinweise werden getrennt eingegeben.
Wie storniere ich eine Abholung, und entstehen Kosten?
Stornieren Sie beim Auftrag im Portal oder über die Schaltfläche in der Etiketten-E-Mail. Eine bereits gebuchte Abholung muss von DHL als storniert bestätigt werden. Für eine nicht ausgeführte und erfolgreich bei DHL stornierte Anfahrt berechnen wir keinen Abholpreis; ebenso wenig bei Stornierung vor Beginn des geplanten Zeitfensters, wenn DHL noch nicht beauftragt wurde. Bereits erbrachte Arbeiten und berechtigte Kosten werden gesondert abgerechnet. Für regelmäßige Abholpläne gilt der unterschriebene Vertrag.
Wie zahle ich, und welches Dokument erhalte ich nach einer Stornierung?
Portalaufträge und Nachzahlungen werden online über Stripe in PLN bezahlt; Bestandskunden werden gemäß Vertrag abgerechnet. Eine Proforma ist eine Kostenschätzung. Rechnungen betreffen erbrachte Leistungen unter Beachtung gesetzlicher Pflichten. Wurde keine Leistung erbracht und ist nichts geschuldet, stellen wir für die Abholung weder Rechnung noch Belastungsanzeige aus. Ein etwaiger Schadensersatz außerhalb der Umsatzsteuer erfordert eine gesonderte Grundlage und Belastungsanzeige. Ein zu erstattender Betrag ist von einer durch Stripe bestätigten Erstattung zu unterscheiden.
Bedeutet die DHL-Abholung, dass die Briefe bereits bei der Post eingeliefert wurden?
Nein. DHL bringt die Post zunächst zu BackOffice. Nach Eingang und Bearbeitung liefern wir die Briefe gemäß dem bestellten Umfang beim Postanbieter ein. Die vollständigen Regeln stehen in den Bedingungen des Abholportals. Vollständige Abholbedingungen
e-COK und Dokumentenserver
Wofür wird e-COK genutzt?
e-COK strukturiert die Postbearbeitung und gibt berechtigten Nutzern Zugriff auf vereinbarte Status, Kosten, Dokumente, Nachweise und Reklamationen.
Was ist der Dokumentenserver?
Der Dokumentenserver dient dem sicheren Austausch von Dateien für einen Prozess. Er kann tägliche Post, Massenaufträge, Dokumentenabläufe, Druck und Sonderprojekte unterstützen.
Sind e-COK und Dokumentenserver dasselbe?
Nein. e-COK dient vor allem der Prozess- und Statuskontrolle, der Dokumentenserver dem Dateiaustausch. Beide können in einem Ablauf zusammenarbeiten.
Druck und weitere Prozesse
Welche Drucksachen können Sie produzieren?
Wir produzieren Briefpapier, Visitenkarten, Mappen, Flyer, Broschüren, Formulare und weitere Geschäftsdrucksachen. Technik, Papier, Veredelung, Auflage und Termin richten sich nach dem Projekt.
Unterstützen Sie Administration, Finanzen und Forderungen?
Ja. Wir übernehmen wiederkehrende Verwaltungsaufgaben, Datenerfassung, Register, Fristenkontrolle, Berichte sowie vereinbarte Tätigkeiten zur Unterstützung von Finanzen und Forderungen.
Stellen Sie zusätzliche Teams bereit und erstellen Sie Websites?
Ja. Wir bieten Ressourcen für dauerhafte, saisonale und projektbezogene Aufgaben. Außerdem erstellen wir mobile Unternehmenswebsites mit grundlegender Suchmaschinenoptimierung, Veröffentlichung und optionalem Hosting.
Einführung und Preis
Wie beginnt die Zusammenarbeit?
Wir erfassen Prozess, Volumen, Termine, Daten, Ausnahmen und Zuständigkeiten. Danach vereinbaren wir Dateiübergabe, Berichte, Tests und Starttermin.
Wie schützen Sie Daten und Dokumente?
Wir wenden vereinbarte Regeln für Zugriff, Übergabe, Erfassung und Prozesskontrolle an. Anforderungen an personenbezogene Daten, Vertraulichkeit, Aufbewahrung und Löschung werden je Leistung dokumentiert.
Wie wird der Preis berechnet?
Der Preis hängt von Prozess, Volumen, Häufigkeit, Personalisierung, Material, Terminen, Standort und Berichten ab. Nach einer kurzen Analyse erstellen wir ein konkretes Angebot.
Banken und Leasinggesellschaften
Berücksichtigen Sie die Anforderungen der Bank oder Leasinggesellschaft?
Ja. Wir prüfen Verfahren, Standards, Lieferantenfragebögen und sektorale Anforderungen bezogen auf den tatsächlichen Leistungsumfang.
Berücksichtigen Sie regulatorische und aufsichtsrechtliche Anforderungen?
Soweit anwendbar, berücksichtigen wir Leitlinien, Erwartungen der Aufsicht, Pflichten der Parteien und die Zusammenarbeit mit befugten Stellen.
Behält die Institution Kontroll- und Auditrechte?
Kontrollumfang, Informations- und Nachweiszugang sowie Auditunterstützung werden in Einführungs- und Vertragsunterlagen vereinbart.
Wie schützen Sie vertrauliche Daten und Dokumente?
Wir vereinbaren Rollen, Berechtigungen, Zugriff, Übertragung, Aufbewahrung, Vertraulichkeit und Dokumentenbehandlung. Details erhalten nur berechtigte Personen.
Wie bereiten Sie sich auf Vorfälle und Unterbrechungen vor?
Wir vereinbaren Meldung, Eskalation, Kommunikation, Kontinuität und Wiederherstellung passend zum Leistungsumfang.
Wie werden Unterauftragnehmer und Leistungsorte geregelt?
Regeln, Informationen, Zustimmungen oder Meldungen sowie Leistungs- und Verarbeitungsorte werden an Kundenanforderungen angepasst.
Wie messen Sie die Servicequalität?
SLA, KPI, Kontrollpunkte, Berichte, Ausnahmebehandlung und Eskalationswege werden auf den Prozess abgestimmt.
Was geschieht bei Änderung oder Beendigung?
Wir dokumentieren die sichere Übergabe von Daten, Dokumenten, Wissen und Verantwortung, um Kontinuität und Kontrolle zu erhalten.
Credit Controlling und Finanzprozesse
Wie unterscheidet sich Credit Controlling von Finanz- und Buchhaltungsprozessen?
Credit Controlling konzentriert sich auf Forderungen, Geschäftspartnerrisiken, kaufmännisches Mahnwesen und KPI. Finanz- und Buchhaltungsprozesse umfassen AP, RTR, Bestands- und Kostenrechnung, Kontrollen und Prozessdokumentation.
Was umfasst Credit Controlling?
Der Umfang kann Forderungs- und Fälligkeitsmonitoring, Altersstrukturanalysen, Kreditrisiko, kaufmännisches Mahnwesen, Berichte und vereinbarte KPI umfassen.
Welche Finanzprozesse übernehmen Sie?
Wir unterstützen vereinbarte Accounts-Payable-, Record-to-Report-, Bestands- und Kostenrechnungs-, Kontroll-, Compliance-, Audit- und Dokumentationsaufgaben.
Arbeiten Sie in den Systemen des Kunden?
Ja. Wir können remote in bereitgestellten ERP-, Workflow- und Ticketsystemen nach den Verfahren und Sicherheitsrichtlinien des Kunden arbeiten, ohne lokale Datenspeicherung.
Welche Zusammenarbeitsmodelle gibt es?
Möglich sind dedizierte Fachkräfte, Prozess-Outsourcing oder ein Hybridmodell. Verantwortung, Zeitplan, SLA, KPI und Reporting werden individuell vereinbart.
