Nachvollziehbare Korrespondenz - von der Datei bis zum Versandbericht
Wir bereiten Korrespondenz vor, drucken, kuvertieren, erfassen und versenden sie im vereinbarten Umfang. Die Bank oder das Institut legt Inhalt, Freigaben und Datenanforderungen fest; wir organisieren die wiederholbare Ausführung und liefern vereinbarte Nachweise.
Was wir übernehmen können
Versandvorbereitung
Prüfung der Vollständigkeit nach vereinbarten Parametern, Personalisierung, Druck und maschinelle Kuvertierung.
Einlieferung und Erfassung
Vorbereitung gewöhnlicher und eingeschriebener Briefe, Einlieferungsbücher und Übergabe an den Postdienstleister.
Status und Berichte
Versandlisten, Bestätigungen und Retourenbearbeitung im vereinbarten Prozess.
So vereinbaren wir die Leistung
- 01
Umfang und Zuständigkeiten
Wir definieren Postart, Datenquelle, Freigaben, Fristen, Ausnahmen und berechtigte Ansprechpartner auf beiden Seiten.
- 02
Daten und Kontrollen
Wir vereinbaren Dateiübertragung, Zugriff, Aufbewahrung, Unterauftragnehmer, Berichte sowie Meldung von Vorfällen und Reklamationen.
- 03
Testlauf und Ausführung
Vor größeren Mengen stimmen wir Muster und Parameter ab. Jede Charge wird anhand vereinbarter Daten und Nachweise abgeglichen.
Regulatorische Anforderungen und Prüfung
Das Finanzinstitut bewertet die Einordnung der ausgelagerten Tätigkeit und die vertraglichen Anforderungen. Gemeinsam legen wir Informationszugang, Prüfungsrechte, Unterauftragnehmer, Kontinuität und Beendigung für die konkrete Leistung fest. Korrespondenzprozesse haben nicht alle denselben regulatorischen Status.
Dokumente und Nachweise
Unternehmensdaten, der Eintrag als Postbetreiber im UKE-Register und Haftpflichtpolicen stehen auf der Seite Unternehmensdaten. Dokumente zu Informationsschutz und Vertragsbedingungen finden Sie unter Dateien. Technische Einzelheiten und erforderliche Nachweise stimmen wir bei der Leistungsbeschreibung ab.
Quellen für Einkauf und Compliance
UKNF-Position zum Outsourcing EBA-Leitlinien zum Outsourcing
Nennen Sie uns Mengen, Dokumenttypen und Fristen. Wir definieren und kalkulieren den Prozess für Ihr Institut.
Prozess besprechen
